第一章 总 则
第一条 为加强学校档案工作，提高档案管理水平，有效管理和利用档案，充分发挥档案在教学、科研、管理及其他各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》，并结合学校实际情况，制定本办法。
第二条 本规定所称的档案是指学校从事教学、科研、管理及其他各项活动中直接形成的，对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、不同载体的历史记录。
第三条 档案工作是学校基础工作之一，也是衡量教育教学质量和管理水平的一个重要标志，学校在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作，保持档案工作与学校各方面工作的协调发展。
第二章 体制和职责
第四条 学校档案工作实行统一领导、集中管理的原则，档案工作由校长领导，分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作，其主要职责是：
（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度。
（二）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案工作与学校其它工作同步发展。
（三）建立健全与办学规模相适应的档案机构，落实档案工作人员编制、档案库房、档案工作发展所需设备以及经费。
（四）研究决定学校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。
第五条 档案馆是保存和提供利用学校档案（不含人事档案）的专门机构，归校办公室管理，业务上接受上级档案行政管理部门的监督指导。
第六条 学校档案馆的工作职责是：
（一）贯彻执行国家、教育部、民航局、天津市关于档案管理的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作。
（二）拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实。
（三）负责接收、征集、鉴定、保管学校的各类档案及相关资料，推进馆藏档案数字化工作。
（四）维护学校历史的真实面貌，发挥档案的原始凭证和借鉴参考作用。
（五）指导和协助各单位、各部门兼职档案员做好档案资料的立卷归档工作。
（六）开展档案资料的开发利用和编辑研究工作，为教学、科研、管理及校史编写提供服务。
（七）深入挖掘档案信息资源，举办档案展览，出版档案史料，将档案馆建设成为爱国爱校的教育基地和校史研究中心。
（八）开展档案保护工作，保守档案机密，确保档案安全。
（九）开展国内外档案工作和校史学术研究及交流活动。
（十）完成上级和学校交办的其他工作任务。
第七条 学校各单位、各部门应明确一名负责人分管档案工作，并确定一至两名工作人员担任兼职档案员，其具体职责是：
（一）学习、执行档案工作政策法规和学校档案工作规章制度。
（二）负责本单位、本部门档案资料的积累、整理、分类、立卷等工作，并按时归档。
（三）维护本单位、本部门档案资料的完整与安全，接受学校档案馆的监督指导。
第八条 市域外的学校各单位可以根据实际需要设立档案室，集中保管本单位具有一定独立性的档案资料，档案室需向学校档案馆报送室藏档案目录。
第九条 学校因工作需要增设临时机构，其负责人应指派专人收集、整理档案资料，临时机构撤销时须将全部档案资料移交至学校档案馆。
第十条 学校为档案馆配备专职档案工作人员，列入学校事业编制，享受其他专业技术人员同等待遇，编制人数根据学校档案工作的实际需要确定。
第十一条 档案工作人员必须政治可靠、遵纪守法，爱岗敬业，具有档案专业知识和相应的科学文化知识及现代化管理技能。
第三章 档案管理
第十二条 学校各类档案既是学校工作的真实记录，也是国家的宝贵财富。各单位、各部门及个人在教学、科研、管理等职务活动中产生的各种载体形式的档案资料，要按照规定及时归档，不得以任何借口长期滞留或据为己有。
第十三条 对于个人在其非职务活动中形成的有保存利用价值的档案资料，档案馆可采取征集、寄存、代管等方式进行管理。
第十四条 学校实行档案资料形成单位和课题组立卷的归档制度，兼职档案员要按照文件材料的自然形成规律，整理组卷、编制页号或者件号、制作卷内目录和备考表，交本单位负责人检查合格后向档案馆办理移交手续。
第十五条 归档范围
依照教育部《高等学校档案管理办法》和学校实际情况，学校档案资料的归档范围包括：教学类、科研类、党政类、出版物类、基建类、设备类、财会类、外事类、声像类、实物类和名人类。归档的档案材料包括：纸质、电子、照片、胶片、录音、录像、实物等各种载体形式。
第十六条 归档时间
（一）党政、外事和能按年度归档的部门，在每年六月底前归档。
（二）教学部门在次年寒假前归档。
（三）科研、基建、设备等部门在项目完成鉴定验收后两个月内归档。
（四）会计年度终了后，财会档案由财务部门保管一年后再向档案馆归档。
第十七条 各单位、各部门向档案馆移交档案时需履行相关手续，交接双方在一式两份的移交目录上签名盖章，各保存一份备查。
第十八条 学校科研项目鉴定、基建工程验收、大型仪器设备开箱验收时，相关职能部门通知档案馆派人参加并签署相关材料归档意见。
第十九条 档案馆对接收进馆的档案资料进行整理、分类、鉴定、编号，档号编制要统一规范，便于手检和计算机检索。
第二十条 档案馆对馆藏档案资料要定期检查，消除安全隐患，遇有特殊情况，必须立即向分管档案工作的校领导报告，及时妥善处理。
第二十一条 档案馆必须严格执行安全保密制度，档案不得随意堆放，严防损毁、散失和泄密。
第二十二条 档案馆采用先进的档案保护技术，防止馆藏档案资料的破损、褪色、霉变，对已经破损或者字迹褪色的档案，应及时修复或者复制。
第二十三条 档案馆建立档案借阅制度，同时按照档案密级履行审批手续，档案一般在阅览室查阅，档案借出必须办理登记手续，严禁拆卷、抽取、涂改、圈点、损坏档案或转借他人。
第二十四条 档案馆要按照国家档案局相关要求，确定馆藏档案资料的保管期限，对保管期限已满、失去保存价值的档案，由档案馆和相关职能部门组成鉴定小组，经鉴定并登记造册报分管档案工作的校领导批准后，方可销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第二十五条 按照档案法律法规的有关规定，对属于向社会开放的学校档案资料，经学校授权， 由档案馆负责组织实施。
第二十六条 寄存在档案馆的档案资料，归寄存者所有，档案馆如需向学校师生及社会人士提供利用，应事先征得寄存者的同意。
第二十七条 档案馆馆藏档案数字资源实行异质和异地备份，并定期检查更新。
第二十八条 在国家需要时，学校档案馆负责提供所需的馆藏档案原件或者复制件。
第四章 条件保障
第二十九条 学校将档案工作所需经费列入学校预算，保证档案工作的需求。
第三十条 学校为档案馆提供专用的符合档案管理要求的档案库房，对不适应档案工作发展需要或者不符合档案保管要求的档案库房，按照《档案馆建设标准》进行改扩建或者新建。
第三十一条 档案馆布置专门库房存放涉密档案，声像类、实物类、名人类档案库房需配置恒温、恒湿、防磁、防有害生物的设备设施。
第三十二条 学校设立专项经费，保障档案信息化建设与学校数字校园建设同步进行。
第五章 奖励与处罚
第三十三条 学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励：
（一）在档案收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；
（二）在档案保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；
（三）在档案学和校史研究工作中做出重要贡献的；
（四）将重要、珍贵的档案资料捐赠给学校档案馆的；
（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。
第三十四条 学校对有下列行为之一的主管人员和其他责任人依法给予处分，构成犯罪的， 由司法机关依法追究刑事责任。
（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；
（二）擅自涂改、伪造、抄录、提供、公布档案的；
（三）擅自出卖、赠送、交换档案的；
（四）其他违反档案法律法规的行为。
第六章 附 则
第三十五条 本规定由校办公室负责解释。
